Episode 2: Hans-Ingo Biehl, Geschäftsführer des GeschäftsreiseVerbands VDR.

 

Zur Person Hans-Ingo Biehl:  Geschäftsführer und Sportler

Frimeso: Könnten Sie sich bitte kurz selbst vorstellen?

Biehl: Mein Name ist Hans-Ingo Biehl. Ich bin 62 Jahre alt, verheiratet, zwei Kinder und lebe in Darmstadt. Seit 2002 bin ich beim VDR beschäftigt, dessen Hauptsitz und Frankfurt / Main ist. Ich habe vorher schon viele Jahre in der Geschäftsreiseindustrie verbracht.

Frimeso: Reisen Sie in Ihrer Funktion als Vorstand für den VDR viel, wenn nicht gerade Pandemie-Zeit ist?

Biehl:  Ja, das tue ich. Wir haben in Deutschland sieben regionale Strukturen, die von Regionalleitern organisiert werden. Ich versuche regelmäßig vor Ort zu sein.  Auch bin ich öfters im politischen Berlin und auch mal in Brüssel.

Frimeso: Auf ihrer Homepage habe ich gelesen, dass Ihr Lieblingsverein der FC Bayern ist. Warum?

Biehl: Ich bin ein echter Heiner wie wir in Darmstadt sagen. Daher schlägt mein Herz auch hier bei unserem Verein SV 98 Darmstadt, bei dem ich auch mal gespielt habe.  Aber der FC Bayern war schon seit meiner Kindheit der Verein, den ich immer bewundert habe. Als ich 8 Jahre alt war, war ich mit meiner Familie im Urlaub am Schliersee, wo der große FC Bayern ein Freundschaftsspiel hatte, welches sie 25:2 gewonnen hatten. Wir Jungs saßen am Spielfeldrand, direkt an der Torraumlinie. Nach dem Spiel kam Gerd Müller und er gab mir sein Trikot. Ich habe heute noch das Wappen aus dem Trikot, dass sich leider verschlissen hat im Laufe der Jahre.

Frimeso: Sie sprachen schon ihre Fußball-Vergangenheit an. Welche Sportarten betreiben Sie noch?

Biehl: Früher waren es Ballsportarten. Als Fußball nicht mehr funktioniert hatte, habe ich auf Basketball umgesattelt und in der 2. Bundesliga mitgespielt. Inzwischen trifft man mich hin und wieder auf den Golfplatz. Ich spiele auch noch Tennis und versuche so aktiv wie möglich zu sein.  Ich gehe auch gerne laufen.  Sport gehört zu meinem Wochen-Rhythmus dazu.

 

Der GeschäftsreiseVerband VDR

Frimeso:  Der Name VDR, also Verband Deutsches Reisemanagement, deutet auf den ersten Blick nicht unbedingt auf „Geschäftsreisen“ hin. Wie kam es zu diesem Namen?

Biehl: Der VDR ist damals aus einer Idee entstanden, die Reisestellen der Unternehmen (, so hießen sie damals,) zu organisieren und eine Interessenvertretung zu gründen. 1974 haben sich acht Reisestellenleiter zusammengetan und diesen Verein der Reisestellenleiter gegründet, dem späteren VDR.

Es ist immer noch nicht jedem geläufig, was Reisemanagement eigentlich bedeutet: Wir haben nichts mit der Privatreise zu tun.  Wir sind kein Reisebüro. Wir bieten auch keine Dienstleistungen für Reisen an, sondern wir sind der Interessenvertreter für solche Wirtschaftsunternehmen, die ihre Mitarbeiter auf Reisen schicken.  Zu welchen Rahmenbedingungen sie das machen, und wie sie das am besten organisieren, dafür gibt es den VDR.

Wir haben den VDR in unserer Industrie als Marke erfolgreich positioniert.  Wir haben uns aber auch und insbesondere als „GeschäftsreiseVerband“ positioniert.

Frimeso:  Mit was für Unternehmen arbeiten sie typischerweise? Sind es eher große Unternehmen oder auch mittelständische Unternehmen?

Biehl: Im Prinzip kann jedes Unternehmen bei uns Mitglied werden, dass über eine eigene für Geschäftsreisen zuständige Organisationseinheit verfügt.

Wir arbeiten mit einem breiten Spektrum an Unternehmen zusammen. Das einerseits DAX-Unternehme, andererseits viele Mittelständler. Bei kleineren Unternehmen ist oft eine Assistenzstelle für die Organisation der Reisen zuständig. Diese Assistenz ist dann unser Ansprechpartner. Bei Den Dax Unternehmen gibt es meistens ganze Abteillungen von 10 bis 15 Mitarbeitern, die für Geschäftsreisen zuständig sind. Sie fungieren dabei nicht als Reisebüro, sondern vielmehr als strategische Reiseplaner. Sie erstellen Reiserichtlinien und regeln, nach welchen Kriterien gereist werden darf.  Auch versuchen sie stetig den Reiseprozess optimieren. Das ist im Übrigen das, was wir als Reisemanagement oder Travel Management bezeichnen.

 

Ein Netzwerk, dass allen hilft

Frimeso: Einer der Vorteile bei Ihnen Mitglied zu werden, ist Ihr großes Netzwerk. Was ist an Ihrem Netzwerk besonders?

Biehl:  Wir bieten die Plattform, auf der Travel-Manager der verschiedenen Unternehmen sich untereinander austauschen können. So kann sich der Travel-Manager von Siemens mit dem Travel-Manager von Daimler austauschen, oder eben der Mittelständler mit einem anderen Mittelständler.

Das ist von für unsere Mitglieder von unschätzbaren Wert. Unsere Mitglieder tauschen sich aus über Fragen wie „Wer hat eine weltweite Kreditkarte als Zahlungsmittel eingeführt? Worauf muss man da achten?“

 

Kommunikation für die Mitglieder als Kernaufgabe

Frimeso: ihre Website ist sehr gut durchstrukturiert. Auch sind Sie stark in den Sozialen Medien vertreten. Sie haben einen eigenen Podcast. Ihr Verband scheint großen Wert auf Kommunikation sowie die Schaffung von digitalen Inhalten zu legen?

Biehl:  Es ist uns wichtig, Informationen zeitgemäß zur Verfügung zu stellen. Wir waren da schon immer am Ball.  Was die sozialen Medien betrifft, ist gerade in den letzten Jahren viel passiert. Insofern sind wir heute anderes gefordert als noch vor 10 Jahren.

Eine gute Kommunikation ist schon allein für unsere Mitglieder notwendig. Sie spiegeln uns wider, dass sie diese benötigen, um ihren Job gut machen zu können.

 

Die Geschäftsreiseanalyse des VDR: Das Standardwerk einer ganzen Branche

Frimeso: Jedes Jahr bringt der VDR eine Geschäftsreiseanalyse heraus. Ein umfassendes Dokument, mit vielen Daten und Fakten. Warum nehmen Sie diese Mühe auf sich, und wie erheben Sie diese Zahlen?

Biehl: Die VDR Geschäftsreiseanalyse ist ein regelrechtes Standartwerk der Industrie geworden, der auch bei Politik und Wirtschaft anerkannt ist.

Wir erheben repräsentative Interviews mit Geschäftsreiseverantwortlichen von 800 Unternehmen, die sich auf ihre internen Reisekostenabrechnungen beziehen. Die Unternehmen müssen mindestens 10 Mitarbeiter haben. Der selbständige Architekt, der auch mal zur weiter entfernten Baustelle reißt, ist also nicht mit eingerechnet.  Auch fragen wir Trendthemen ab.

Die Kerndaten: Im letzten Jahr wurden bei fast 200 Mio. Geschäftsreisen 55 MRD Euro umgesetzt. 13 Mio. Menschen waren als Geschäftsreisende unterwegs.

 

Die Folgen der Pandemie auf das Jahr 2020 (und wohl auch für 2021) sind gravierend

Frimeso:  Die Zahlen werden für 2020 Pandemie-bedingt wohl ganz anders aussehen.  Haben sie diesbezüglich schon Erhebungen gemacht?

Biehl:  Wir haben diesbezüglich eine Barometerumfrage entwickelt, die wir derzeit regelmäßig alle zwei bis drei Wochen durchführen.

Im letzten Monat lag die Reisetätigkeit bei 10 % im Vergleich zum selben Monat im Vorjahr.  Auch für das nächste Jahr sieht es noch verhalten aus. Wir gehen davon aus, dass etwa 20 % wieder zurückkommen. Das ist alles abhängig von der Situation rund um COVID und von Region zu Region unterschiedlich.

Generell gibt es viele Unsicherheiten. Zum Beispiel kam zwischenzeitlich die Maßnahme des Beherbergungsverbotes auf. Viele Unternehmen verzichten lieber erst einmal auf Geschäftsreisen, bevor man sich fragen muss, ob mein Mitarbeiter überhaupt an seinem Zielort übernachten kann, oder nach Beendigung der Reise sogar vielleicht in Quarantäne muss.

 

Digitalisierung wird die Geschäftsreisewelt auch nachhaltig verändern, wird aber den persönlichen Kontakt nur teilweise ersetzen

Frimeso:  Gehen Sie von einer kompletten Erholung des Wirtschaftszweiges aus? Wenn ja, wann rechnen Sie damit?

Biehl: Das ist eine Frage, die ich gerne genauer beantworten würde, wenn ich es denn könnte. Wir rechnen aber schon damit, dass es der Branche bald wieder deutlich besser geht. Ob aber alles wieder so wird wie vorher, ist zweifelhaft.  Viele Unternehmen stellen jetzt fest, dass sie durch die digitalen Möglichkeiten einer Videokonferenz viele Dinge auch direkt vom Standort aus erledigen können. Mal eben schnell für drei Stunden zu einem Geschäftsessen nach Berlin fliegen, wird wohl noch mehr hinterfragt als es sowieso schon der Fall war. Da wird wohl ein großer Prozentsatz an Reisen nicht mehr stattfinden.

Frimeso:  Allerdings ist persönlicher Kontakt und der gemeinsame Austausch doch auch wichtig, um mit seinen Kunden ein persönliches Verhältnis aufzubauen. Das ist doch über eine Videokonferenz nur eingeschränkt möglich?

Biehl: Richtig, aber es ist doch möglich. Heute finden auch Personalgespräche über die Videokonferenz statt. Das setzt allerdings immer voraus, dass ich den anderen schon kenne. Deswegen gebe ich ihnen Recht, dass es bei der bei der Geschäftsanbahnung, wo ich noch gar kein Gefühl für den Kunden entwickelt habe, schwierig ist. Es wird auch bestimmt diese persönlichen Kontakte weiterhin geben. Im welchem Volumen und in welcher Frequenz bleibt dabei abzuwarten.

Die Industrie wird sich neu aufstellen. Viele Unternehmen werden noch genauer überlegen, ob die Reisetätigkeit in der Form, in der sie notwendig war, auch in Zukunft notwendig ist.

 

Geschäftsreisende ausgabefreudiger als Urlaubsreisende

Frimeso:  Ihrer Analyse zu 2019 konnte ich entnehmen, dass der Geschäftsreisende im Schnitt €169,- Tag ausgibt. Der Urlaubsreisende gibt etwa nur die Hälfte aus. Woran liegt das?

Biehl: Das liegt wohl daran, dass der Geschäftsreisende seine Kosten erstattet bekommt und dann auch mal abends in ein Restaurant geht, wo der Urlaubsreisende vielleicht eher vor zurückschrecken würde.  Außerdem haben viele Urlaubsreisende ein Pauschal-Arrangement, wo vieles in seinem Paket integriert ist.

 

Die politischen Kernforderungen des VDR: Gute Rahmenbedingungen durch Bürokratieraufbau schaffen, Reisemanagement vereinfachen und nachhaltig reisen

Frimeso:  Sie erwähnten ihre politische Agenda. Könnten Sie diese beschreiben? Was sind die Kernforderungen des VDR?

Biehl: Mit den politischen Vertretern sprechen wir vor allem über die Rahmenbedingungen von Geschäftsreisen. Bei diesem Industriezweig geht um eine Menge Geld. Auch ist es uns ein Anliegen, das Thema Reisemanagement in das Bewusstsein zu holen.  Wir setzen uns für Bürokratieabbau bei der Organisation von Geschäftsreisen ein. Wir schauen uns Steuergesetzgebung genau an. Wir fragen danach, wie die Geschäftsreisebranche nachhaltig reisen kann. Kurzum. wir versuchen in solchen politischen Entscheidungsprozessen mit eingebunden zu werden.  Auch wollen wir diese Themen in Berlin und Brüssel platzieren und sagen „Wir unterstützen Euch gerne. „

 

Günstigere Reise-Sonderkonditionen für Mittelständler: möglich dank V-Kon

Frimeso: Was sind die Kern-Dienstleistungen, die sie ihren Mitgliedern anbieten?

Biehl:   Unter anderem bieten wir Mit V-Kon Einkaufsvorteile für kleine und mittelständische Unternehmen, die von ihrem Reisevolumen her gesehen zu klein sind, allein von einer Fluggesellschaft oder von einem Mietwagenanbieter Sonderkonditionen zu bekommen. Die großen Unternehmen haben meist schon von Haus aus Rahmenabkommen getroffen.

Außerdem beantworten wir Fragen zu Rechts- und Steuerangelegenheiten. Wir haben einen Justiziar, den wir diese Fragen weiterleiten. Daneben gibt es noch eine Reihe von anderen Dienstleistungen.

Der Travel-Manager, ein anspruchsvoller Beruf an der Schnittstelle zwischen Führung und Mitarbeitern

Frimeso:  Sie organisieren auch eine Jobbörse für Travel-Manager. Was muss ein Travel-Manager an Skills und Fähigkeiten mitbringen?

Biehl: Das Berufsbild hat sich sehr gewandelt. Früher haben Travel Manager teilweise noch die Reisen gebucht und er hat operativ gearbeitet.  Heute ist er oder sie ein(e) strategisch denkende(r)Mitarbeiter(in). Es werden Rahmenbedingungen und Reiserichtlinien aufgesetzt und dann auch nach allen Seiten kommuniziert.

Dabei muss er der Führung erklären, warum die Ausgaben für Geschäftsreisen höher waren als im letzten Jahr. Er muss also das Kostenmanagement mitgestalten. Seinen Mitarbeiten muss er erklären, warum er plötzlich nicht mehr 1. Klasse reisen darf.  Es also ist nicht der einfachste Posten, weil er oder sie es eben auch mit Kosteneinsparungen zu tun hat.

Er muss also ein guter Kommunikator bzw. Kommunikatorin sein und vor allem ein guter Stratege!

Frimeso: Es gibt ja auch die Möglichkeit mit externen Firmen zu arbeiten, also zum Beispiel mit digitalen Reiseportalen.

Biehl: Das gibt es auch. Diese Art von externen TMC (travel management companies) übernehmen teilweise auch das Travel Management. Die Herausforderung dabei ist, dass im Unternehmen selbst ja die Prozesse gesteuert werden sollen.  Das Travel Management ganz nach außen zu geben ist riskant.

Wir sagen eher, dass man im Unternehmen zumindest einen braucht, der eben diese Strategien formuliert. Die Umsetzung kann dann ggf. durch das Geschäftsreisemanagement-Unternehmen erfolgen.  Wir sind Befürworter einer eigenen verantwortlichen Position im Unternehmen, die vorgeben nach welchen Kriterien gereist werden sollen.

Frimeso: Wer und Wie kann man bei Ihnen Mitglied werden?

Biehl:  Jedes Unternehmen mit einer Organisationseinheit, die sich den Geschäftsreisen widmet.

Unter https://www.vdr-service.de kann man uns am besten erreichen. Dort findet man alle Kriterien und auch den Antrag.
Auch organisieren wir regelmäßig Veranstaltungen im Herbst und im Frühjahr zum Thema Geschäftsreisen, die für jedermann zugänglich sind. Diese Veranstaltungen sind zur Zeit virtuell.

 

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